Organização dos dossiers

Separador Conteúdo
1. Candidatura a. Relatório de candidatura e respetivos anexos enviados
b. E-mail comprovativo da submissão da candidatura
c. Toda a troca de informação com a Autoridade de Gestão e/ou Organismo Intermédio
2. Decisão a. E-mail comprovativo da receção da proposta de decisão
b. E-mail comprovativo da receção da decisão final
c. E-mail comprovativo do envio do Termo de Aceitação
d. Toda a troca de informação com a Autoridade de Gestão e/ou Organismo Intermédio
3. Contratação pública a. Documentação relativa aos procedimentos de contratação pública submetidos
b. E-mail comprovativo da submissão dos procedimentos de contratação pública
c. Toda a troca de informação com a Autoridade de Gestão e/ou Organismo Intermédio
4. Pedidos de pagamento a. Relatório(s) do(s) pedido(s) da pagamento submetido(s) e respetivos anexos
b. E-mail(s) comprovativo(s) da submissão dos pedidos de pagamento
c. E-mail(s) comprovativo(s) da comunicação da Autoridade de Gestão sobre o resultado da análise do pedido de pagamento e a autorização de pagamento
d. E-mail(s) comprovativo(s) do pagamento do Fundo pela Agência para o Desenvolvimento e Coesão, IP
e. Toda a troca de informação com a Autoridade de Gestão e/ou Organismo Intermédio
5. Reprogramações a. Relatório(s) do(s) pedido(s) de reprogramação submetido(s) e respetivos anexos
b. E-mails(s) comprovativo(s) da submissão do(s) pedido(s) de reprogramação
c. Toda a troca de informação com a Autoridade de Gestão e/ou Organismo Intermédio
d. Todo o processo, desde a proposta de decisão à decisão final, desencadeia-se conforme o ponto 2, pelo que toda a documentação deverá ser arquivada pela mesma sequência constante desse Ponto
6. Medidas de publicidade Evidências das medidas tomadas
7. Ações de acompanhamento no local a. Comunicação do agendamento da visita (Autoridade de Gestão, Organismo Intermédio ou Entidade responsável pela auditoria)
b. Relatório preliminar e/ou final
c. Acompanhamento das recomendações, se aplicável
d. Toda a troca de informação com a Autoridade de Gestão e/ou Organismo Intermédio
8. Relatório de Execução Final a. Relatório de Execução Final submetido e respetivos anexos
b. E-mail comprovativo da submissão do Relatório
c. E-mail comprovativo da comunicação da Autoridade de Gestão sobre a proposta de decisão
d. E-mail comprovativo da comunicação da aprovação do Relatório
e. Toda a troca de informação com a Autoridade de Gestão e/ou Organismo Intermédio
9. Outros documentos Neste separador devem ser arquivados todos os elementos que não tenham enquadramento nos separadores atrás referidos (por exemplo, comunicações relacionadas com processos de dívida)

 

Notas complementares

Prazo para conservação de documentos:

  • se custo total elegível < 1Milhão € —> 3 anos a contar do dia 31 de dezembro seguinte à apresentação das contas que incluem as despesas de operação;
  • se custo total elegível >1Milhão € —> 2 anos a contar do dia 31 de dezembro seguinte à apresentação das contas que incluem as despesas finais da operação concluída;

Formato para conservação dos documentos:

  • formato original ou formato de cópia autenticada dos documentos originais, ou através da utilização de suportes de dados normalmente aceites, incluindo as versões eletrónicas de documentos originais ou documentos existentes apenas em versão eletrónica;
  • no caso dos documentos existentes apenas em versão eletrónica, o sistema informático utilizado deve estar em conformidade com as normas de segurança aceites, que asseguram que os documentos conservados satisfazem os requisitos legais nacionais e são válidos para efeitos de auditoria;
  • os documentos (originais ou cópias autenticadas) devem constar do dossier da operação sob a forma de cópia simples, com a indicação da localização dos originais, de modo a que possam ser apresentados quando solicitados.